Planner: organização e controle do seu negócio

O planner é a solução para qualquer pessoa que queira ser mais produtiva e também para quem deseja aumentar a eficiência do seu negócio.

Trata-se de um organizador mais eficiente do que uma agenda, que ajuda a planejar a vida pessoal e profissional, de maneira mais equilibrada e organizada.

Ou seja, você usa esse recurso para traçar todo o seu caminho até sua conquista, de modo a não perder o foco e passar em todas as metas.

O dia a dia das pessoas está cada vez mais corrido, pois são muitas responsabilidades e afazeres. Para quem tem seu próprio negócio, é ainda mais importante se organizar para conquistar novos objetivos e fazê-lo crescer.

O empreendedor deve ter em mente os objetivos de sua empresa, para que assim possa traçar as melhores estratégias. É dessa maneira que ele vai alcançar metas e obter sucesso.

O planner tem papel fundamental nesse processo e é por isso que, neste texto, vamos explicar o que é, tipos, como você pode criá-lo e dar algumas dicas importantes para o seu negócio e para manter seu planner em dia. Confira.

O planner é como uma agenda organizadora para que as pessoas possam alcançar suas metas em diferentes áreas.

Com ele, é possível planejar em curto, médio e longo prazo, tornando a rotina mais produtiva e dando uma visão geral de compromissos, tarefas e metas. Esse recurso pode ser aplicado de várias maneiras, como:

É importante escolher aquele que se encaixa melhor às suas necessidades e às necessidades do seu negócio. Ou seja, aquele tipo de planner que serviu bem a uma empresa de construção e reforma, por exemplo, pode não ser o ideal para você.

Para ir além de registrar compromissos e lembretes e aliar o planner à sua companhia, é necessário conhecer os seus tipos, sendo o diário, mensal e anual.

O planner diário é como um arquivo único que você pode imprimir na quantidade que achar melhor durante o ano todo. Basta escrever a data no topo da página e marcar o dia correspondente. O tempo exposto vai das 5 da manhã até a meia-noite.

Durante toda essa extensão, é possível marcar todos os compromissos nas horas em que pretende cumpri-los. Também há um espaço em branco que permite que você faça anotações importantes acerca de seu negócio.

É ideal para quem tem um dia muito cheio de compromissos e por isso necessita de mais espaço para escrever.

O planner mensal, por sua vez, é ideal para organizar a rotina de qualquer tipo de empresa, como uma fabricante de etiquetas coloridas. Ele é um pouco mais extenso e deve conter apenas os compromissos mensais, como pagamentos de contas, salários, etc.

Ou seja, você anota tudo o que precisa fazer durante um período de 30 ou 31 dias, o que não inclui tarefas básicas do cotidiano. Seu foco está em situações mais importantes e que não podem ser deixadas de lado.

Além de compromissos mensais, podem ser incluídas tarefas que devem ser cumpridas num determinado período de tempo. Como uma entrega que deve ser feita no dia X ou uma encomenda que deve ser preparada em alguns dias.

O planner anual já é mais amplo e te ajuda a ter uma noção geral de tudo o que precisa fazer durante o ano todo. Uma empresa de assessoria contábil, por exemplo, pode anotar os investimentos que fará, relatórios anuais que precisa concluir, etc.

Esse recurso pode ser comprado em sua versão física, encadernado e no tamanho que preferir. Você também pode baixá-lo na internet ou, ainda, fazer você mesmo. Quer saber como? Veja no próximo tópico.

Você pode fazer um planner usando uma agenda comum, um caderno ou uma planilha do Excel.

Para fazer com uma agenda, o ideal é que você encontre uma que seja dividida em 3 datas numa mesma página. Por exemplo, dia 1, 2 e 3 e na próxima página dia 4, 5 e 6 em linhas verticais.

Depois, basta separar cada coluna em horários, podendo usar uma caneta esferográfica ou marca texto para isso.

Divida os horários de acordo com as necessidades do seu negócio, como no caso de uma companhia de soluções financeiras para empresas e, claro, de acordo com o tamanho disponível.

Você pode fazer a mesma coisa no caderno, contudo, terá mais liberdade para criar um planner diário, semanal, mensal ou anual. Se for criar um diário, faça como na agenda mencionada acima.

Separe uma folha do caderno em três colunas com datas e depois faça linhas nas horizontais para determinar os horários.

Caso prefira um planner mensal, use uma folha para cada mês e use uma régua para separar os dias. Pode ser no formato de um calendário, mas se preferir, pode separar apenas os dias da semana e marcar a data ao anotar um compromisso.

Agora, se você não gosta de lidar com papéis, pode criar um planner no Excel. Neste recurso, você pode incluir imagens e separar da maneira que preferir.

Existem diversos tutoriais que explicam em detalhes como criar o planner perfeito para o seu negócio. Mas você também pode baixar essas planilhas em seu computador, sem precisar lidar com as fórmulas do software.

Qualquer empresa, como uma de mapeamento de competências, precisa controlar o seu planejamento para que possa manter a organização do negócio.

No início, você pode se sentir um pouco confuso porque ele é diferente de uma agenda, por isso, o primeiro passo é anotar a rotina do seu negócio durante a semana.

Por exemplo, coloque ações como fechamento de caixa, limpeza do espaço e tudo o que você julgar importante. É dessa forma que você descobre quanto tempo terá disponível para outros compromissos da semana, mês e ano.

Inclua metas no planner. Por exemplo, se você quer implantar controle de acesso no seu negócio, anote como meta no seu organizador mensal ‘guardar uma quantidade X de dinheiro todo mês’.

Apenas não se esqueça de que as metas precisam ser realistas para que você não perca o controle do negócio em outros aspectos.

Coloque, também, metas para a semana. Por exemplo, se o seu objeto é controlar o acesso de seus colaboradores por meio de biometria e precisa guardar dinheiro todo mês para fazer isso, o que pode incluir no planner semanal?

Coloque nele tudo o que puder fazer durante a semana para chegar até o seu objetivo, por exemplo, economizar 100 folhas de impressão até a sexta-feira. É uma meta de economia pequena, mas que te ajuda a poupar dinheiro com folhas no fim do mês.

Não se esqueça de revisar atividades que ficaram incompletas. Gerenciar um negócio é uma tarefa complexa que requer muitos cuidados, como consultoria trabalhista empresarial.

Quando a semana ou mês terminar, reveja o planner e marque tudo o que não foi realizado. Quanto mais marcações ele tiver, mais isso demonstra que você precisa de tempo para honrar seus compromissos.

Também é uma forma de você saber se pode quebrar essas atividades em partes para cumpri-las um pouco por dia. Nem sempre isso é possível, mas se puder, é uma boa forma de não deixar nada para trás.

Além dessas dicas para que o seu negócio se mantenha organizado dentro dos períodos do seu planner, é preciso se lembrar de consultá-lo para chegar até seus objetivos.

Você pode incluir um lembrete no seu software de gestão empresarial para consultar o organizador ao final do dia, por exemplo.

Procure manter suas anotações sempre por perto, ou seja, em cima da sua mesa, no balcão da loja ou em qualquer lugar que você passe mais tempo.

Outra dica é deixá-lo sempre aberto no dia da semana ou no mês em questão, principalmente para que você possa consultá-lo rapidamente sempre que precisar.

Faça do seu celular um aliado e coloque um despertador para te lembrar de consultar o planner. Assim, você está sempre ciente de suas metas para com o seu negócio e não deixa as coisas importantes passarem despercebidas.

Gerenciar seu próprio negócio pode ser muito mais fácil com um bom planejamento, e se você puder contar com um bom recurso, melhor ainda.

O planner é um organizador que te lembra sempre quais são seus objetivos, metas e compromissos, o que te ajuda a chegar até suas conquistas de maneira mais prática e organizada.

Para o seu negócio, ele pode ser um forte aliado para fazê-lo crescer e conquistar novas oportunidades no mercado.   

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.